Wachstumschancengesetz: Die E-Rechnungspflicht tritt 2025 in Kraft

Laut einer Studie des Bundesministeriums der Finanzen soll das Wachstumschancengesetz jährlich für bis zu 6 Milliarden Euro an Steuererleichterungen sorgen und gleichzeitig die Digitalisierung in Deutschland vorantreiben. Ein wichtiger Bestandteil dieser Initiative ist die Einführung der E-Rechnungspflicht, welche Unternehmen vor die Herausforderung stellt, die gestellten Anforderungen fristgerecht umzusetzen.

Was ist die E-Rechnungspflicht überhaupt?

Die E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen und versenden müssen. Anders als einfache PDF-Rechnungen enthalten E-Rechnungen Daten in einem standardisierten Format, wie XRechnung oder ZUGFeRD, die automatisiert von Rechnungs- und Buchhaltungssystemen, wie einem Dokumentenmanagementsystem, verarbeitet werden können. Diese Verpflichtung gilt bereits für den öffentlichen Sektor und wird im Rahmen des Wachstumschancengesetzes auf weitere Unternehmensbereiche ausgeweitet.

Warum ist die E-Rechnungspflicht wichtig?

Für Unternehmen bedeutet die E-Rechnungspflicht eine grundlegende Änderung in der Art und Weise, wie sie ihre Rechnungen stellen. Gerade für mittelständische Unternehmen, die einen erheblichen Anteil der Geschäftstätigkeiten mit öffentlichen Auftraggebern abwickeln, ist die Umsetzung dieser Vorgaben unvermeidlich. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch um Effizienzsteigerungen im Zahlungsverkehr. Die Umstellung auf E-Rechnungen kann langfristig Kosten sparen, den Verwaltungsaufwand senken und die Prozessgeschwindigkeit erhöhen. Gleichzeitig stellt sie IT- und Finanzabteilungen vor neue Anforderungen in Bezug auf Infrastruktur, Sicherheit und Prozessanpassung.

Was für Fristen und Vorgaben gelten?

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird die E-Rechnungspflicht in Stufen eingeführt. Bereits jetzt müssen Unternehmen, die an Ausschreibungen der öffentlichen Hand teilnehmen, E-Rechnungen stellen. Die nächste Stufe betrifft den privaten Sektor, wobei Unternehmen schrittweise zur Nutzung verpflichtender Formate übergehen müssen. Ab dem 1. Januar 2025 entfällt dabei der Vorrang der Papierrechnung und Unternehmen können E-Rechnungen ausstellen. Bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen noch übergangsweise genutzt werden, während PDFs nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig sind. Ab 2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen, wobei bestimmte Umsatzgrenzen gestaffelte Fristen bis 2028 vorsehen. Das EDI-Verfahren bleibt weiterhin erlaubt, solange es den steuerlichen Vorgaben entspricht.

Was bedeutet dies für Ihr Unternehmen?

Unternehmen sollten sofort mit der Analyse ihrer bestehenden Rechnungsprozesse beginnen und herausfinden, welche Anpassungen notwendig sind. IT-Abteilungen müssen sicherstellen, dass die richtige Software implementiert ist, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden. Ein erster Schritt besteht darin, geeignete Anbieter von E-Rechnungssoftware zu evaluieren, die den aktuellen Standards entsprechen und nahtlos in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme integriert werden können.

Weiterhin sollte das Personal in den betroffenen Abteilungen geschult werden, um mit den neuen Prozessen vertraut zu sein. Eine frühzeitige Implementierung bietet nicht nur den Vorteil, rechtliche Vorgaben zu erfüllen, sondern auch die Chance, die internen Prozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile durch effizientere Abläufe zu erzielen. Warten Sie nicht auf die letzte Minute, sondern handeln Sie jetzt, um eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnung sicherzustellen und den Anforderungen des Wachstumschancengesetzes gerecht zu werden.