Dokumentenmanagementsystem: Die digitale Dokumentenverarbeitung

Wenn sich auf den Schreibtischen die Papierdokumente stapeln, die Schränke im Büro voll mit Akten sind, das Suchen von wichtigen Dokumenten regelmäßig einige Minuten benötigt oder es E-Mail-Verläufe mit vielen neuen Versionen eines Dokumentes gibt, macht es Sinn, sich näher mit einem Dokumentenmanagementsystem zu beschäftigen.

Was ist überhaupt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein DMS ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Flut an täglichen Dokumenten an einer zentralen und digitalen Stelle zu speichern, zu verwalten und zu bearbeiten. Es bietet einen zentralen digitalen Ort, an dem alle Arten von Dokumenten – von Textdateien und PDFs bis hin zu Bildern und E-Mails – sicher gespeichert und für die Mitarbeiter leicht zugänglich gemacht werden können. Auf diese Weise können gesuchte Belege schnell und einfach unter Einhaltung von Zugriffskontrollen von jedem Ort aus abgerufen werden.

Wie arbeitet ein DMS?

Die digitale Erfassung von Dokumenten in einem DMS kann auf verschiedenen Wegen stattfinden. So können entweder Papierdokumente eingescannt oder elektronische Dateien hochgeladen werden. Im Optimalfall ist das System so konfiguriert, dass die Belege automatisch über ein Mail-Postfach oder eine Schnittstelle mit weiteren Systemen implementiert werden. Im DMS werden die Belege ausgelesen und vorher definierte Merkmale wie beispielsweise eine Rechnungsnummer oder die Bruttosumme extrahiert. Nachdem die Dokumente intern freigegeben worden sind, werden diese digital abgelegt, sodass zu keinem Zeitpunkt des Prozesses eine physische Kopie des Dokumentes notwendig ist.

Welche Vorteile bietet ein DMS?

In einem DMS können Unternehmen ihre Dokumente vollständig digital erfassen und den aktuellen Stand eines Dokumentes sauber nachverfolgen und weiterbearbeiten. Zusätzlich können die Dokumente über Schlagwörter, Metadaten und Volltexte dynamisch durchsucht werden, wodurch insgesamt der Zeitaufwand für die Ablage von Dokumenten verringert wird. Zuletzt werden Dokumente revisionssicher für 10 Jahre gespeichert, sodass auch die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt werden.

Wie führt ein Unternehmen ein DMS ein?

Ein DMS muss genau auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sein, weshalb es kein standardisiertes Vorgehen gibt. Aus diesem Grund muss bei dem gesamten Einführungsprozess ein Experte dabei sein, der die genauen Anforderungen des Unternehmens aufnimmt und im DMS umsetzt. Auch die Firma Austing hat Experten, die bereits einige Einführungen begleitet haben und Sie dabei unterstützen können.